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Heather Buzila Suzanne Aubin

La composition du CAN : secrétaire et directrice des sections et des ramifications

A woman is on a conference call using her laptop. Above her are a speech bubble and three screens. Each screen shows one of the other people on the call.
A woman is on a conference call using her laptop. Above her are a speech bubble and three screens. Each screen shows one of the other people on the call.
Droit d’auteur: tveitan

Voici le troisième texte d’une série d’articles qui décrivent les rôles des membres du Conseil d’administration national (CAN) de Réviseurs Canada. Ils sont rédigés par Heather Buzila et traduits par Suzanne Aubin. Vous pouvez consulter ces articles en anglais. (This series is also available in English.) Veuillez noter que le choix du genre reflète uniquement celui des personnes en poste au moment de la publication des articles.

Pour donner suite à mon article sur les rôles de la vice-présidente et de la trésorière, je vous présenterai les tâches et responsabilités de deux directeurs qui siègent au Conseil d’administration national (CAN)

Le présent article porte sur le poste de secrétaire et sur celui de directrice des sections et des ramifications.

Secrétaire

La secrétaire du CAN est responsable de tenir les dossiers de Réviseurs Canada. Elle ne prend pas de notes pendant les rencontres du CAN ni lors de l’assemblée générale annuelle. Cette tâche est attribuée à une secrétaire rapporteuse (membre bénévole). Le poste de secrétaire exige d’excellentes compétences organisationnelles et un souci du détail. 

Parce que le CAN gère plusieurs motions par courriel, la secrétaire doit, entre autres tâches, conserver une liste de toutes celles faites en ligne (c.-à-d., hors des rencontres du CAN). Ces motions votées par voie virtuelle sont jointes à chaque ensemble de procès-verbaux des rencontres du CAN. Après qu’une motion est déposée en ligne puis appuyée, la secrétaire prépare le vote à l’aide de SurveyMonkey, en limitant la période de vote. Une fois l’échéance atteinte, elle communique le résultat du vote au CAN. 

Habituellement, les membres du CAN se rencontrent mensuellement. Une fois par trimestre, la secrétaire demande aux directeurs qui siègent au CAN, aux présidents des comités nationaux, aux groupes de travail, et aux présidents de sections et de ramifications qu’ils lui fassent parvenir leurs rapports. La compilation de ces documents est communiquée aux directeurs qui doivent les examiner en prévision de la rencontre. Les rapports des directeurs sont publiés en ligne

Pendant une rencontre du CAN, la secrétaire dirige les discussions portant sur les mesures à prendre issues des rencontres précédentes afin d’en faire le suivi et de noter les tâches incomplètes, en cours de réalisation ou terminées. Lorsque la secrétaire rapporteuse a terminé de rédiger le procès-verbal d’une rencontre, la secrétaire en effectue la révision puis le fait lire au CAN. Une fois que tout le monde est d’accord sur le contenu du procès-verbal, la secrétaire l’envoie à la gestionnaire principale des communications pour qu’elle le publie en ligne à l’intention des membres. 

La secrétaire doit également accomplir des tâches en lien avec l’AGA, notamment organiser les motions, les votes par procuration et tous les documents connexes. 

Directrice des sections et des ramifications

La bénévole qui occupe le poste de directrice des sections et des ramifications sert d’agent de liaison entre le CAN et toutes les sections et ramifications de Réviseurs Canada. Elle a pour tâche principale de représenter les intérêts des sections et des ramifications. 

Comme le dit si bien notre directrice en poste, son rôle s’apparente à l’intermédiaire informatif : elle doit poser des questions, chercher l’information et trouver des réponses. Tout bénévole qui souhaite occuper ce poste doit être utile, facile d’approche et en mesure de fonctionner de manière systématique. 

La directrice des sections et des ramifications dirige des rencontres avec les présidents de sections et de ramifications afin de discuter de stratégies de programmation locales et participer à des remue-méninges. Elle prépare le procès-verbal de ces rencontres, puis le soumet aux participants. Très souvent, ces réunions permettent aux présidents de poser des questions, de soulever des enjeux. La directrice peut alors répondre à ces questions ou consulter le CAN pour obtenir information et soutien. 

La directrice sert d’agent de liaison avec la permanence nationale ainsi qu’avec d’autres directeurs, le cas échéant, afin de permettre la réalisation d’initiatives issues des sections et des ramifications; en sens inverse, elle communique aux présidents de sections et de ramifications toute initiative d’envergure nationale ou fruit de comités. 

Prochaines descriptions de postes à venir

Mon prochain article portera sur le rôle de la directrice du marketing et des communications et sur celui de la responsable du recrutement et de la fidélisation des membres. 

Si vous avez des questions au sujet des postes de directeur ou si vous souhaitez obtenir un complément d’information, veuillez m’écrire à pastpresident@editors.ca

Au sujet de la traductrice

Suzanne Aubin est la directrice responsable du recrutement et de la fidélisation des membres de Réviseurs Canada, elle siège au CAN et collabore aux activités du conseiller francophone de l’association. Elle a occupé d’autres postes au sein de Réviseurs Canada au fil des ans. Elle compte plus de 20 années d’expérience en révision comparative, en révision stylistique, en correction d’épreuves et en traduction. 

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Publication précédente rédigée par Heather Buzila (traduite par Suzanne Aubin) : La composition du CAN : vice-présidente et trésorière

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